長野市役所様

オンプレミスからLGWAN-ASPへ。
グループウェア移行による業務への影響を最小限に抑えるために奮闘。移行プロジェクト担当者が「一番優先すべきは職員」と語った理由

長野県の県庁所在地で善光寺の門前町としても知られる長野市は、長野県北部に位置する県庁所在地で、人口約38万人の中核市。冬季オリンピック・パラリンピックの開催都市として得た多くの有形無形の資産を活かし、個性豊かな「活き生き“ながの”元気な長野」を目指している。周囲を山々に囲まれ、夏にはキャンプ・バーベキュー、冬にはスキー・スノーボードなど、風光明媚な自然の中で様々なレジャーを楽しむことができ、国宝善光寺を始め、真田十万石の城下町松代、上杉・武田の合戦の地である川中島古戦場、霊験あらたかな信仰の地である戸隠など魅力ある観光地をいくつも擁している。また、秋には「シナノゴールド」や「ふじ」など様々な種類の信州リンゴ、信州そば、信州牛、おやきなど、多彩な名産品を味わうことも長野市を訪れる観光客の楽しみの一つとなっている。

同市役所では、2011年から7年間利用してきたグループウェアの保守終了にともない、移行先のグループウェアを探していた。2017年7月から発足したグループウェア移行プロジェクトは1年5ヶ月におよび、2018年12月に移行先グループウェアである「サイボウズ ガルーン for LGWAN(以下、ガルーン)」の稼働を開始。移行プロジェクトの紆余曲折や、今現在運用中のガルーンについての率直な感想を、情報政策課の宮本氏と塚田氏に話を伺った。

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導入前の課題

7年間使ったグループウェアが開発終了。移行は必須だった

長野市では、掲示板での庁内連絡や会議室、公用車の予約、市役所の内外とのメールの送受信など、市役所の業務を遂行するための情報インフラとして2000年からグループウェアの活用を開始した。2011年から運用していた3世代目のグループウェアは約7年間の利用期間を経て保守終了となり、移行先グループウェアを検討することになった。

庁内事務を円滑にすすめるためにグループウェアが担っていた役割は大きく、製品移行によって市職員への負担を最小限に留めるためにも従来のグループウェアからのデータ移行、機能の再現性は必須要件でした。加えて、2015年から国が推奨している『情報セキュリティ強靭化対策』の観点も考慮する必要がありました。」情報政策課 宮本氏

グループウェア移行前の課題と、移行後の効果拡大する

今回の移行プロジェクトでは、グループウェアの入れ替えのみを実施した拡大する

県庁所在地であり、県内でもっとも多くの人口を抱えている同市。情報政策課の業務もまた、システム選定の判断基準を参考にしたいという県内他市からの問い合わせがあるという。県内でもリーダーシップ的な立ち位置でもある同市の取り組みは常に注目されている。

情報政策課には23名が在籍しています。各自治体によって、担当している業務には幅があると思いますが、人数としては県内市町村の中では多いと思われます。そのうち庁内インフラに関わっているのは6名です。グループウェアを含む、各種情報系ネットワークの運用管理全般、職員が利用する端末の整備、あとはLGWAN関連も担当しています。」情報政策課 塚田氏

長野市役所
総務部 情報政策課
宮本 純 係長

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導入の決め手

ハードウェアを持たないASPを選択。得たものと失ったもの

今回のグループウェア移行では「製品の選定」と「インフラの選定」をする必要性があった。これまでは、庁内に設置したサーバーにオンプレミスの製品をインストールして運用していたが、国が推奨する情報セキュリティ強靭化対策への対応に加え、そもそもハードウェアを持つことへの費用対効果も改めて考え直すことに決め、最初に「インフラの選定」を行った。

「当市のグループウェアは、他の内部情報システムと連携していることもありLGWAN系で稼働するというのは、要件としては早い段階で決まっていました。そして、LGWAN系であっても、オンプレミスにするかASPにするか、を決める段階で、今の時代に即した判断をしようという思いとRFQを行なってみるとオンプレミスに比べて価格面でもそれほど大差がないことからLGWAN-ASPを採用することにしました。ハードウェアを持っていると、日々の運用や監視の他に、バックアップやバージョンアップといったコストを都度かける必要がありますが、LGWAN-ASPであれば、毎月の使用料金に含まれているのは利点だと感じました。カスタマイズに制限があるので今までと全く同じ様にとはいきませんが、これからは今以上にASP型が主流になっていくのではないかと思います。」宮本氏

LGWAN-ASPで提供されているグループウェアに絞って検討する、という方針を決めた段階で、それまで使っていたグループウェアの後継製品への移行は選択肢から外れ、全くの別製品へと移行することが決定した。

次の段階では、次期グループウェア選定の参考とするため、長野市の職員が実際の画面を見たり操作したりすることで、機能性や操作性等を現行システムと比較するための複数製品合同デモンストレーションの場が設けられた。この合同デモンストレーションには多くの職員が参加し、いくつもの質疑が寄せられ、市職員へのグループウェアの浸透度の高さとグループウェア移行への関心の高さが伺えた。

課が違えば事務のやり方も異なることがあります。職員は『普段自分が操作していることが移行先の製品でも問題なくできるか』という点を見ていますので、わたし達では気付けなかったちょっとした操作感の違いにも気付けます。」塚田氏

別製品なので100%従来のグループウェアを再現することはできません。導入・構築を支援してくれたベンダーとサイボウズと相談しながら、移行によって市職員の業務にもっとも影響の出ない方法を稼働開始直前まで考え続けました。」宮本氏

グループウェア移行要件として、同市が絶対に譲れなかったのは、グループウェアから内部情報系システムへのシングルサインオンと新着件数通知機能だ。

長野市では、職員は朝登庁したらまずグループウェアにログインし、1日のスケジュールや掲示板の通達事項などに目を通したり、グループウェア内に表示されている内部情報系システムの新着件数通知などから、今日やるべき業務を確認している。再度システムを起動したりログインしたりする必要はなく、内部情報系システムへ遷移できることで職員の業務がスムーズに遂行されている。

内部情報系システムとの連携、ここだけは絶対に外せない要件でした。」宮本氏

グループウェアを入り口に、他情報系システムへとスムーズに遷移できることが必須条件だった拡大する

必要条件だった、内部情報系システムの新着通知ポートレット拡大する

データ移行の面では、掲示板やファイル管理のフォルダ構成や過去のデータは移行前の状態を再現しました。一部、手作業も発生しましたがほぼすべて移行することが出来たので、その点は市職員にとって混乱がなかったと思います。」塚田氏

旧グループウェアとGaroonの掲示板管理画面拡大する

旧グループウェアとGaroonのファイル管理画面拡大する

旧グループウェアとGaroonのスケジュール月表示画面拡大する

また、LGWAN-ASPを採用することで、以前はハードウェアの選定や設計、構築のために使っていた時間が不要になった。その時間を使って、グループウェア移行によって発生する職員への業務負担を可能な限り最小限に抑えることを考え、長らく同市のグループウェア運用を支えてきたベンダーと共に、入念な移行設計を行い、職員のために1回3時間の事前研修会を20回開催するなど、新グループウェアの稼働にむけ準備を行った。

長野市役所
総務部 情報政策課
塚田 康範 主査

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導入効果

自発的なユーザー運用改善が次々と発生。3ヶ月で安定稼働へ

新グループウェアの決定から10ヶ月後、ガルーンの本稼働が開始された。稼働直後は旧グループウェアにあって、ガルーンに無い機能への問い合わせや、誤った操作によるデータの削除などが発生していたという。

例えば、グループメール※を使っていて課の全員が同じ画面を共有しているとわからずに自分の担当ではないから削除してしまう。そうすると、他の課員の画面からも該当メールは削除されてしまいます。そういったトラブルがちょこちょこと発生していました。

7年前もそうでしたが製品の入れ替えは結局のところ慣れてもらうしかない・・・という側面があります。慣れてもらうには、触ってもらうのが一番です。なので、庁内用にまとめたマニュアルを作ったり、使い方の案内を発信したりするようにしています。」宮本氏

市職員向けにマニュアルを用意している拡大する

※グループメール
複数のメンバーでメール対応を分担できる、共有アドレス専用のグループメーラー
https://garoon.cybozu.co.jp/product/expand/groupmail/

情報政策課からガルーンの使用方法について情報発信したり、職員が使える機能にあえて制限をかけずに自由運用を許可したことで、思わぬ効果も生まれているという。

ガルーンになって自分でグループウェアのトップページをカスタマイズできる『Myポータル』という機能がつきました。グループウェアの中でやり取りされる情報量は多く、情報の交通整理にも一苦労しますが、職員が自分で自分の仕事がやりやすいようにMyポータルを工夫して作っているようです。あと、デザインの変更を楽しんでいる職員も多いですね。」塚田氏

市職員向けにマニュアルを用意している拡大する

もう一つガルーンになってから新しく加わった『スペース』という機能。各課やプロジェクト単位のオンラインディスカッションスペースとして活発に活用しているような話は聞こえてきます。」宮本氏

稼働3ヶ月たった頃には、機能や操作に関する問い合わせはほとんどなくなったといい、職員の自発的な利用に新グループウェアの浸透と定着の手応えを感じている。

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今後の展望

5年先にどんな結論になるか。
中核市として、県内のリーダーシップをとって検証していきたい

移行プロジェクトはスケジュールに通りに終え、やるべきことはやったが、正直なところ現時点ではガルーンという選択もLGWAN-ASPという選択も100%正解だったという確信は得ていないという。

移行プロジェクトの最中には、庁内・ベンダー・メーカーとの間にはさまざまな苦労がありました。時にはお互い譲れない戦いもありました。ですが、決めたからには、その中でやりきらなくてはならない。

わたしとしては一番優先すべきは、グループウェア移行による市職員の負担を最小限に留めることでした。LGWAN-ASPを選んだことによって、ハードウェアの構築や運用から解放された時間を使って、利用者である市職員がグループウェアを最大限に活用できるようにベンダーやメーカーと協力して定着に取り組んできました。」宮本氏

LGWAN-ASPは自治体が限られた予算の中で行政サービスを効率よく安全に電子化するためのサービスで、機器やソフトウエアの調達・運用・保守からネットワークまでカバーできる。職員数が数百名の自治体であればコストメリットは明らかだろう。しかしながら、今と今後の時代の変化を先読みし3,000名という規模でありながら、LGWAN-ASPを選択したことについて「長野市役所としては挑戦です。だからこそ、今後の運用次第で5年後、今の選択を満足できるものだったと言えるようにしていきたい。グループウェアを入れて終わりではなく、今後もこれを利用することで業務効率を少しでも上げられるようにできたらいいですね。そのためサイボウズさんには、どんどん要望をあげていきたいと思っています。」と宮本氏は語ってくれた。