株式会社ジンコーポレーション様

クラウド基盤で止まらないシステム運用を実現!
「ガルーン」スペース機能が支えるスピーディーな店舗展開

脱毛サロン「ミュゼプラチナム」の運営を中心に国内159店舗、海外に14店舗を展開している(2013年10月末現在)株式会社 ジンコーポレーション(以下、ジンコーポレーション)。顧客満足度の高いサービスで女性の絶大な支持を誇る同社の成長を支えているのが、積極的かつスピーディーな店舗出店である。短い時では出店決定からオープンまでわずか1カ月ほどだという。さらに、この店舗開発業務に「Garoon on cybozu.com」(以下、「Garoon」)の「スペース」機能が導入されたことにより、業務スピードが大幅に向上した。業務を支える基幹システムとして活用されている。

今回、「Garoon」導入に至る経緯、またクラウド基盤を選ぶメリットについてシステム本部 デバイス管理課 藤本洋一氏、企画開発部店舗開発課 主任 大杖夏樹氏にお話しをお伺いした。

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導入前の課題

安定稼働のため、リプレイスを検討

2002年の創業以降、脱毛サロン「ミュゼプラチナム」を全国に幅広く展開しているジンコーポレーション。口コミを中心に女性の人気を集め、新規会員は順調に増加している。急速な企業成長の過程では、社内の情報インフラ基盤として「サイボウズ Office」を導入し、本社と店舗間の情報共有体制を強化。社外からも業務に取り組める環境を整備し、事業拡大を支えてきた。

活用方法も幅広い。スケジュールや通達、報告などの重要な情報が飛び交い、日々活用頻度も高まっていたという。だが利用規模が300名を超えた頃から、課題が見られるようになった。高負荷によるレスポンス悪化、さらにメンテナンス業務やサーバーの故障時にグループウェア運用を止める機会も増えていたという。活用頻度が高いからこそ、システムが快適に運用できないことによる社内での不満の声が高まっていた。

「自社にサーバーを持っているとメンテナンスやバージョンアップのため、どうしてもシステムを止めざるを得ない時があります。しかしながら、システムを止めることによる損失は計り知れません。ユーザーが快適に利用できないだけでなく、情報共有が遅れ、その結果、顧客サービスを下げかねない。重要な情報がやり取りされているからこそ、システムを止める一分、一秒も惜しいと考えました。この課題を解消するため、システムを止めずに運用できる仕組みを検討し始めました。」(藤本氏)

システム本部 デバイス管理課 藤本洋一氏

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導入の決め手

クラウド基盤で「止まらないシステム」を実現

「止まらないシステム」の運用を重視した結果、外部に運用ごと委託するクラウド版に決めたジンコーポレーション。コストや運用の手間など多方面から検討を重ねたうえで、クラウド基盤の「Garoon」を導入することになった。その決め手はどこにあったのだろうか。

「ソフトウェアの価格を試算した結果、約3年半運用すればクラウドと自社サーバーで運用するコストがだいたい同額になりました。しかし、私達はソフトウェアのコストだけでなく『今、止まらないシステム』にこだわり、クラウドを選びました。というのも、社内で冗長化への投資をしても、膨大なコストがかかりますし、機械はいつか壊れます。さらにサーバーの入れ替え作業やメンテナンスにも手間もかかる。安定した稼働を求めるだけでなく、『将来的に負担になるであろうコスト』を考えると、クラウド環境のメリットが断然大きいと考えました。」(藤本氏)

事業成長スピードを止めない安定稼働を重視しクラウド基盤を選択したようだ。

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導入効果

スペース機能に情報を集約することで、業務が見える化。タスクの抜けもれリスクも解消

クラウド版「Garoon」へ移行時は、これまで蓄積してきた「サイボウズ Office」のデータも移行したジンコーポレーション。藤本氏は、バージョンアップ作業や機材のメンテナンスなどシステム管理に追われずに、事業支援へ直結する企画業務に集中できるようになった。利用ユーザーにおいても、使い勝手が大きく変わらずすぐに全社展開が進んだという。

新規店舗出店までの業務を「スペース」に集約

店舗オープンまでのタスクを一覧で確認できる。

さらに、エンタープライズグループウェアならではの新機能「スペース」が、コア事業である新規店舗の開発業務において活用されるようになり大きな成果を上げている。ジンコーポレーションでは、新規エリアへの出店がメインであったが、新規顧客数が短期間で大幅に増え、現在はお客様の満足度向上を目的とした既存エリアへの出店も増えてきているという。人気エリアへの追加出店では既存店の予約が回らない状況を改善する目的がメインになるため、出来る限り短期間で新店舗をオープンする必要がある。

出店決定からオープンまでには、契約、スタッフ求人、研修、機材準備、システム環境の設定など膨大な業務が同時並行で進む。さらに人事、システム、宣伝等複数部門間での連携が欠かせない。しかし、この業務のやり取りがメールであったため関係者間での業務進捗の共有が難しく、抜けもれのリスクも高いという課題があった。

この、業務進行管理をメールから「スペース」に移行したことにより、プロジェクト関係者全員が業務の進捗を確認することができるようになり業務スピードが向上したと大杖氏は語る。

「これまで管理しきれなかった業務状況のステータス管理が全員で共有され一覧で確認できるようになり、抜けもれリスクが解消されました。さらにディスカッションスペースではタスクごとに相談や確認ができるので、業務スピードの向上につながり、属人化していた業務ノウハウやプロセスも可視化されました。」(大杖氏)

通達や稟議申請など多様な業務で利用されている

企画開発部店舗開発課 主任 大杖夏樹氏

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今後の展望

さらに、現在では店舗での活用、本社やコールセンターとの情報共有としても「Garoon」が活用されているという。いつでも・どこでも必要な情報が探せるだけでなく、現場の声を本社の企画部門や営業部門に即時にフィードバックできる仕組みで、お客様対応の一体感が増し、スピード化にもつながっている。

短期間で大きな成長をおさめ、さらなる進化を続けるジンコーポレーション。今後はモバイル環境の整備も進め、業務スピードをさらに上げて行く予定だ。